3 Documentos Vitales para una Auditoría de Comercio Exterior

¿Te es difícil mantener organizadas tus exportaciones e importaciones? ¡Quizás sea necesario el apoyo de un agente aduanal?,  ya que estos fungen como representante legal ante la Secretaría de Administración Tributaria (SAT). Con el respaldo de un agente tendrás la oportunidad de mantener organizado tu historial en el comercio exterior. 

Las agencias aduanales son evaluadas con auditorías de comercio exterior, lo que consiste en la revisión puntual de actividades y documentación oficial que se ha archivado dependiendo de tus transacciones. 

¿De qué se trata una auditoría y por qué es necesario el orden de mis documentos?

Las auditorías son una revisión e inspección que se realiza para rectificar protocolos, procesos y transacciones. De esta manera, se canaliza el correcto actuar en diversos aspectos, pueden ser  contables o laborales y consisten en la supervisión minuciosa de los registros en donde tu y la agencia fueron  partícipes hasta el ciclo correspondiente de la evaluación.

El período establecido para las auditorías son variables: pueden ser anuales, tras presentar una situación de riesgo o una transacción sospechosa en la documentación; por el cambio en legislaciones o políticas que rigen el proceso de comercio; incluso algunas agencias tienen programadas fechas puntuales para este procedimiento. Sin embargo, se hace la recomendación que se mantengan archivos de hasta cinco años para la supervisión de historiales. 

Gracias a que las agencias aduanales son las figuras legales de cada uno de sus clientes; se consideran un auxiliar para regular las compras y ventas que se realizan al extranjero, esto es  para el cumplimiento de la Ley Aduanera, la cual establece esta pauta con el  Artículo 167-H.

Por  lo tanto, se tiene que contar con el respaldo documental que va a fungir como facilitador que comprueba la legalidad. Actualmente mucha de esta documentación se acumula en un expediente digital al cual debes de tener acceso tu como importador o exportador y tu representante aduanal.

¿Entonces cuáles son los 3 DOCUMENTOS INDISPENSABLES PARA TU AUDITORÍA de Comercio Exterior?

• 1. PEDIMENTO

Se trata del primer documento para efectos fiscales, registra las contribuciones para la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP); es un comprobante que demuestra el pago de impuestos generados por la importación o exportación de las mercancías correspondientes. 

El uso del pedimento aduanal no solo consiste en la comprobación de un pago o de la presentación de impuestos y aranceles; es útil para presentar la siguiente información: 

• Refleja datos fiscales del exportador o importador.
• Datos correspondientes al Agente Aduanal. 
• Clasificaciones arancelarias a las que pertenece la mercancía. 
• País de origen de la mercancía para establecer cuales son los aranceles correspondientes.
• Sello de autorización, esto corresponde a la supervisión por ambas partes de la transacción, ya sea que se trate de una importación o exportación. 

Todo es correspondiente a datos relacionados con la mercancía, y para demostrar el trato entre el proveedor y vendedor. Brinda veracidad a cada una de las partes involucradas.

Ya que se requiere bastante información, es posible que alguno de ellos se pase por alto y no se genere su registro, o incluso, ponerlo en el lugar y orden equivocado, es por eso que la SHCP proporciona un auxiliar para el llenado del pedimento, se trata del  Anexo 22 que se encuentra dentro de las  RGCE (Reglas Generales de Comercio Exterior); este fragmento del reglamento te orienta para acatar a la presentación en el formato correcto.

Sumando que el SAT,  en apoyo para los contribuyentes que se dedican al comercio exterior, pone a disposición un documento digital que sirve para el Formato del Pedimento Aduanal, éste te beneficiará para canalizar los artículos legales a los que hace razón para su ejecución. 

• 2. FACTURA COMERCIAL

La factura funciona como un comprobante fiscal, en este caso es en su presentación digital porque la factura comercial se suele emitir en el extranjero. Refleja el costo de las mercancías que se introducirán al país que ya están pagadas, o pueden estar pendientes de pago. Con esta guía digital se refleja como debe ser una factura electrónica funcional para el comercio exterior. 

A la factura se le conoce como CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), y contiene información respecto a la mercancía de la que se está tratando:

• Lugar y fecha de expedición.
• Datos del exportador.
• Descripción comercial detallada de las mercancías y sus valores unitarios.
• Razón social y datos fiscales del proveedor o vendedor.
• Datos del comprador cuando es otro el destinatario. 
• Número del timbre del documento.

Estas descripciones son las que el Servicio de Administración Tributaria usa como herramienta para legitimar el proceso de compra o venta a nivel exterior. Favorece el registro de las personas participantes y evidenciar los materiales que se van a introducir en el país. 

Te facilitamos una explicación puntual de todos los elementos que debe de tener una Factura Comercial De Importación. 

• 3. DOCUMENTO DE EMBARQUE

Esta parte del proceso es esencial para el tema logístico. Define cuál es el medio de transporte por donde se envía la mercancía, con esto se refiere al tipo de tráfico: aéreo, marítimo o terrestre.

Encapsula el acuerdo que se ha hecho entre vendedor y comprador; pauta regulaciones de seguridad y la propia transición de las mercancías a través de límites fronterizos. Se puede decir que actúa como recibo para la carga y contrato de transporte.  

Se consideran cuatro tipos de documentos de embarque:

• Conocimiento de embarque (BL)
• Air Waybill (Transporte aéreo)
• Contrato de Transporte Internacional de Mercancías por Carretera (CMR)
• Conocimiento de Embarque Multimodal (Multimodal Bill of Lading)

El transporte de mercancías es un tema extenso, requiere del cumplimiento total de su documentación para que no resulte obligatoria la retención de la mercancía en alguna parte del envío. Para proseguir con el tema, es útil que conozcas mejor como se maneja el  Transporte Internacional De Mercancías: ¿Qué Debes Considerar? para profundizar con el tema.

Los documentos indispensables para una auditoría son más, aquí solo te mencionamos los tres básicos; te hacemos la sugerencia que no los tomes en cuenta únicamente para una auditoría, son tratados fundamentales en cada actividad compra o venta que realices.

Si quieres tener conocimiento de otros documentos necesarios, puedes aprender en qué consiste una Manifestación De Valor: La Declaración Obligatoria De La Mercancía y Hoja de cálculo: documento imprescindible para la importación, esperando que con esto quede un complemento útil para el armado de tu expediente digital.

Te será de utilidad conocer las obligaciones de tu agencia ante una auditoría, es práctico que tengas noción de que documentos componen tu expediente digital y optimizar tus experiencias comerciales externas. Con gusto, nuestro equipo de trabajo cuenta con contactos de agencias y agentes con los que revisamos nuestras actividades y podremos asesorarte con estos temas en específico.